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Le 17 mai dernier, Izix a organisé le webinaire « Facility talks : comment analyser et optimiser vos espaces de bureaux » en collaboration avec Zapfloor et Colliers.
Vous l'avez manqué ou vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire sur tous les sujets intéressants qui ont été abordés ? Nous avons tout ce qu'il vous faut !
Découvrez les 7 leçons clés du webinaire, ou regardez l'intégralité du webinaire.
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Si certaines entreprises avaient déjà une politique de travail à domicile, la pandémie l'a encore accentuée - et maintenant que les employés y ont goûté, ils ne veulent plus faire marche arrière. Il est tout simplement impossible de lutter contre ce phénomène.
Jacques Caers : « Beaucoup d'employés ne voudront pas revenir au bureau à plein temps. Le défi pour les entreprises est donc de s'adapter à cette nouvelle façon de travailler, qui est là pour durer.
C’est alors aux employeurs de mettre à jour leurs politiques de travail à domicile mais aussi leurs infrastructures, ainsi que d’implémenter des outils appropriés pour faciliter ces changements. »
Un sondage réalisé par Colliers nous montre que, grâce à la baisse du taux d'occupation au bureau, 60% des entreprises interrogées s'attendent à n'avoir besoin que de 50 à 70% de leur surface de bureau actuelle. Cela laisse beaucoup d'espace vide qui peut être réorganisé.
Annick Vandenbulcke : « Ce n'est pas seulement un gaspillage d'espace ; c'est aussi démotivant pour les employés de venir dans un bureau pratiquement vide. »
Pour tirer le meilleur parti de cet espace récemment libéré, les entreprises doivent se concentrer sur les aspects propres au travail hybride. « Nous constatons que de nombreux bureaux manquent de petites salles de réunion qui sont idéales pour les réunions où la moitié des participants sont au bureau, et l'autre moitié à distance. »
« Si l'idée d’avoir un bureau par personne est dépassée aujourd’hui, il en va de même pour le parking », explique Dorian de Broqueville. « D'autant plus que les grandes entreprises, principalement axées sur les services, s'installent sur des emplacements de choix, elles devront gagner en flexibilité, et optimiser l'espace, qu'il s'agisse des bureaux ou du parking. »
Une bonne politique de stationnement peut vous aider à faire plus avec moins d'espaces, mais il ne s'agit pas seulement d'efficacité, précise Dorian. « Vous pouvez utiliser la disponibilité du parking comme moyen afin d’encourager les employés à venir au bureau certains jours spécifiques. Donc cela peut vraiment soutenir votre politique de travail hybride ainsi que votre politique de mobilité. »
Le Colliers Occupier Cost Index a montré qu'en 2020, les dépenses des entreprises n'avaient baissé que de 4 %. Ce chiffre ne devrait-il pas être beaucoup plus élevé ?
« En 2020, les entreprises se sont surtout concentrées sur la mise en œuvre du travail à distance et la garantie de la continuité des activités », explique Annick. « La plupart de ces économies ont été réalisées sur des choses comme les frais de restauration et les fournitures de bureau. Ce n'est que récemment que ces entreprises se sont penchées sur ce qu'elles devaient faire de leurs espaces de bureaux. Il sera donc intéressant de voir comment ce chiffre va évoluer au cours des prochaines années. Il est probable que certaines entreprises réduisent leurs effectifs et fassent des économies à ce niveau, ou que d'autres se concentrent davantage sur la qualité des services dans le bâtiment plutôt que sur la surface. »
Mais la suppression des bureaux n'entraînera pas automatiquement une baisse des factures : pour mesurer votre retour sur investissement, vous devez également définir les bons indicateurs clés de performance et garder à l'esprit la façon dont le travail hybride améliore d'autres aspects de votre entreprise, comme votre image de marque d'employeur. « Surtout dans la guerre des talents que nous connaissons », dit Jacques. « Mais dans l'ensemble, à mesure que les entreprises adaptent leurs infrastructures et utilisent des outils intelligents pour optimiser leur façon dont elles utilisent les installations, elles pourront économiser davantage en pratiquant le travail hybride. »
Les entreprises n'ayant plus besoin tout le temps de toutes les installations, elles demandent de plus en plus de services plus flexibles aux opérateurs immobiliers. « Ce que nous voyons maintenant, c'est que lorsque les entreprises emménagent dans un nouveau bâtiment, elles cherchent à partager des ressources, telles que des salles de réunion et des places de parking, avec les autres entreprises du même bâtiment, qu'elles peuvent réserver selon leurs besoins », note Annick.
À mesure que cette tendance se développe, les propriétaires d'immeubles qui veulent rester pertinents devront adapter leur modèle commercial à un modèle davantage axé sur les services.
Pour optimiser votre espace de bureau, vous devez disposer de données sur la façon dont vous l'utilisez actuellement. Des outils de planification sont conçus à cet effet, mais Jacques remarque que les entreprises sont encore réticentes à les utiliser. « J'entends souvent dire « nous utilisons simplement Outlook pour réserver les salles de réunion, pas besoin d'un outil spécial ». Et dans de nombreux cas, un outil de calendrier fonctionne bien pour réserver, mais il n'est pas fait pour collecter des données. »
Un avantage des outils de planification orientés vers les entreprises, est qu'ils peuvent fonctionner en tandem avec les systèmes de contrôle d'accès, explique Jacques. « Par exemple, si quelqu'un réserve une salle de réunion pour 6 personnes tous les jours, mais l'utilise pour travailler seul, cela ne va pas fonctionner si vous voulez optimiser votre espace de bureau. C'est là qu'il est important de collecter des données et pour cela, vous devez utiliser des outils qui vous permettent de mesurer cela. »
Et cela ne s'arrête pas à la simple collecte de données. « Un défi majeur est ensuite de faire parler les données et d'en extraire des informations significatives, et de le faire de manière agile », ajoute Dorian. « Ainsi, au lieu de dire « nous avons besoin de toutes les données pour pouvoir décider de quelque chose pour les 10 prochaines années », vous feriez peut-être mieux de commencer avec moins de données et d'opter pour une approche flexible, puis d'évoluer lorsque vous obtenez plus de données. »
Pour ne laisser personne derrière soi, il est essentiel d'avoir une politique de travail hybride axée sur l’être humain. Cela permet aux employés de rester connectés et de se sentir appréciés, quel que soit l'endroit d'où ils travaillent.
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