Bedrijven
Vastgoed eigenaars
Vastgoedontwikkelaars
HR Manager
Mobiliteitsmanager
Facility Manager
Vastgoedmanager
Vermogensbeheerder
Op 17 mei organiseerde Izix in samenwerking met zapfloor en Colliers de webinar "Facility talks: hoe analyseert en optimaliseert u uw kantoorruimte?".
Heeft u het gemist of wilt u uw geheugen opfrissen over alle interessante onderwerpen die aan bod zijn gekomen? Wij hebben het voor u op een rijtje gezet!
Ontdek hier de 7 belangrijkste lessen uit de webinar, of herbekijk de hele webinar.
Hoewel thuiswerken bij sommige bedrijven al in zeker mate mogelijk was, heeft de pandemie de integratie ervan versneld. En nu werknemers ervan geproefd hebben, is er voor hen geen weg meer terug. Er is gewoon geen strijd tegen.
Jacques Caers: "Veel werknemers zullen niet voltijds willen terugkeren naar werk op locatie, dus de uitdaging voor bedrijven bestaat erin zich aan te passen aan deze nieuwe manier van werken, die niet meer weg te denken is.
Dat betekent dat werkgevers hun thuiswerkbeleid, maar ook hun infrastructuur moeten updaten en de juiste tools moeten gebruiken om deze veranderingen te faciliteren."
Uit een enquête van Colliers blijkt dat 60% van de ondervraagde bedrijven, dankzij de lagere bezettingsgraad op kantoor, verwacht nog maar 50-70% van hun huidige kantooroppervlakte nodig te hebben. Zo blijft er nog heel wat ongebruikte ruimte die een nieuwe bestemming kan krijgen.
Annick Vandenbulcke: "Dat is niet alleen ruimteverspilling; het is ook demotiverend voor werknemers om in een grotendeels leeg kantoor te komen."
Om die nieuw vrijgekomen ruimte optimaal te benutten, moeten bedrijven zich richten op aspecten die specifiek zijn voor hybride werken. "We zien dat veel bij kantoren kleine vergaderruimtes ontbreken, terwijl die ideaal zijn voor vergaderingen waarbij de helft van de deelnemers op kantoor is, en de andere helft op afstand."
"Als het idee van 'één bureau per persoon' op kantoor achterhaald is, geldt dat ook voor de parkeerplaats," zegt Dorian. "Vooral nu grote, meestal servicegerichte bedrijven naar toplocaties verhuizen, zullen ze de flexibiliteit moeten vergroten en de ruimte moeten optimaliseren, of het nu gaat om de kantoorruimte of het parkeerterrein."
Een goed parkeerbeleid kan je helpen om meer te doen met minder plekken. Maar het gaat niet alleen om efficiëntie, verduidelijkt Dorian de Broqueville. "Je kunt de beschikbaarheid van parkeerplekken gebruiken als een stimulans om werknemers aan te moedigen op bepaalde dagen wel of niet naar kantoor te komen, dus het kan echt je hybride werkbeleid ondersteunen, evenals je mobiliteitsbeleid."
Uit de Colliers Occupier Cost Index bleek dat de uitgaven van bedrijven in 2020 met slechts 4% waren gedaald. Zou dat cijfer niet veel hoger moeten zijn?
"In 2020 waren bedrijven vooral gefocust op het implementeren van werken op afstand en het verzekeren van bedrijfscontinuïteit", legt Annick uit. "De meeste van die besparingen werden gedaan op zaken als cateringkosten en kantoorbenodigdheden. Pas sinds kort kijken deze bedrijven naar wat ze met hun kantoorruimte moeten doen. Het zal dus interessant zijn om te zien hoe dat aantal de komende jaren zal evolueren. Waarschijnlijk zullen sommige bedrijven inkrimpen en daar geld besparen, of zullen andere zich meer richten op de kwaliteit van de diensten in het gebouw in plaats van op de oppervlakte."
Maar het schrappen van kantoorruimte leidt niet automatisch tot lagere rekeningen: om uw ROI te meten moet u ook de juiste KPI's bepalen en rekening houden met hoe hybride werken andere dingen in uw bedrijf verbetert, zoals uw employer branding. "Vooral in de krappe arbeidsmarkt van vandaag," zegt Jacques. "Maar al met al, als bedrijven hun infrastructuur aanpassen en slimme tools gebruiken om hun manier van gebruik van de faciliteiten te optimaliseren, zullen ze meer kunnen besparen door aan hybride werken te doen."
Nu bedrijven niet langer altijd alle faciliteiten nodig hebben, krijgen vastgoedbeheerders steeds vaker de vraag naar flexibelere diensten. "Wat we nu zien, is dat wanneer bedrijven naar een nieuw gebouw verhuizen, ze zaken zoals vergaderzalen en parkeerplaatsen willen delen met de andere bedrijven in hetzelfde gebouw, en ze naar behoefte boeken," merkt Annick op.
Naarmate deze trend zich verder ontwikkelt, zullen verhuurders die relevant willen blijven, hun bedrijfsmodel moeten aanpassen tot een meer servicegericht model.
Om uw kantoorruimte te optimaliseren, heeft u inzicht nodig in hoe uw ruimte momenteel gebruikt wordt. Planningstools zijn ontworpen om daarbij te helpen, maar Jacques merkt dat bedrijven nog terughoudend zijn om die te gebruiken. "Ik hoor vaak 'we gebruiken gewoon Outlook om vergaderruimtes te reserveren, een speciale tool is niet nodig.’ En in veel gevallen werkt een agenda-tool inderdaad prima voor het boeken, maar is het niet gemaakt voor het verzamelen van data."
Een voordeel van speciale, bedrijfsgerichte planningstools is dat ze communiceren met toegangscontrolesystemen, legt Jacques uit. "Als er bijvoorbeeld iemand is die elke dag een vergaderruimte voor 6 personen boekt, maar die ruimte gebruikt om alleen te werken, dan gaat dat niet werken als je je kantoorruimte wilt optimaliseren. Daarvoor is het belangrijk om gegevens te verzamelen met tools waarmee je dat kunt meten."
En het blijft niet bij het verzamelen van de gegevens alleen. "Een grote uitdaging is vervolgens om de data te laten spreken en er zinvolle inzichten uit te halen, en om dat op een agile manier te doen," voegt Dorian toe. "Dus in plaats van te zeggen 'we hebben alle data nodig zodat we iets kunnen beslissen voor de komende 10 jaar', kun je misschien beter beginnen met minder data en gaan voor een flexibele aanpak, om vervolgens te evolueren als je meer data krijgt."
Om geen mens achter te laten, is het essentieel om een mensgericht hybride werkbeleid te hebben. Dat stelt de werknemers in staat om nog steeds contact te maken en zich gewaardeerd te voelen, ongeacht van welke locatie ze werken.
Wilt u weten hoe onze slimme parkeeroplossing kan helpen uw hybride werkbeleid naar een hoger niveau te tillen?
