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Le télétravail, déjà pratiqué avant la crise du COVID-19, est devenu ces derniers mois une habitude beaucoup plus courante pour bon nombre de travailleurs. Certaines entreprises, qui ont constaté le bon fonctionnement de cette organisation du travail, vont jusqu’à envisager la mise en place du flex office au sein de leurs bureaux.
Le flex office consiste en la mise en commun des biens qui permettent aux collaborateurs de travailler au quotidien, il englobe également le télétravail. En effet, le personnel d’une entreprise pratiquant le flex office ne se rendra pas forcément chaque jour sur son lieu de travail.
Comment organiser la collaboration entre les employés qui travaillent à distance et les personnes étant présentes sur leur lieu de travail ? Comment faire en sorte que l’ensemble des collaborateurs continue de travailler dans les meilleures conditions qu’il soit ? Comment réorganiser la vie au travail ? Nous faisons le point sur ces questions pour vous dans cet article.
Votre entreprise a pris la décision d’implémenter le télétravail de manière occasionnelle ou régulière ? Il est important de veiller à prendre plusieurs choses en compte lors de l’élaboration des règles liées à cette nouvelle méthode de travail.
Une première chose est de faire la distinction entre les différentes fonctions. Quel est le type de fonctions pour lesquelles le télétravail est envisageable ? Quels sont les profils dont les tâches quotidiennes ne peuvent s’effectuer autre part que sur le lieu de travail ?
Ensuite, viendra la question du nombre de jours de télétravail accordés à chaque employé. Ce nombre peut varier en fonction du poste occupé par l’employé. Un autre point qu’il sera nécessaire de mentionner est si les jours de télétravail sont fixés à l’avance et récurrents chaque semaine ou si ceux-ci peuvent être pris en fonction des envies des travailleurs.
Finalement, il sera important d’établir si l’entreprise décide de verser une indemnité télétravail ou non à ses employés. Si vous désirez contribuer aux frais engendrés par le télétravail, vous pouvez décider de fournir du matériel à vos collaborateurs afin que ceux-ci puissent télétravailler de manière optimale. Vous pouvez également décider de verser une somme à vos employés qui sera destinée à compenser leur utilisation d’Internet, d’électricité et/ou de chauffage.
Le fait que vos employés ne se trouvent pas tous au même endroit représente un changement important dans leur manière de s’organiser. Ils doivent collaborer afin de fournir un travail fini et qualitatif. Comment les aider à adopter une manière optimale de travailler malgré la distance ?
Les réunions journaliers sont une bonne manière de rester au courant des avancées des collègues. Durant ces réunions, chaque collaborateur pourra expliquer ce sur quoi il a travaillé la veille et ce sur quoi il a prévu de travailler le jour même. Il pourra également poser des questions aux autres membres de l’équipe afin de pouvoir avancer sur certaines tâches. Chaque équipe a des besoins différents, ce qui veut dire que le nombre de meetings journaliers peut varier. Certaines équipes n’ont besoin que d’un meeting par jour, au matin par exemple, alors que d’autres préféreront avoir deux meetings sur la journée.
Scrum est une méthode agile dédiée à la gestion de projet, elle a pour objectif d’améliorer la productivité de l’équipe.
Cette méthodologie consiste à travailler en suivant des sprints. Un sprint est une courte période pendant laquelle chaque membre de l’équipe va se concentrer sur des tâches qui lui ont été attribuées par le chef de projet afin d’atteindre un certain objectif.
Chaque sprint sera accompagné d’une réunion de planification lors de laquelle le gestionnaire du projet fait part des différentes tâches qui doivent être accomplies ainsi que leur date d’échéance.
A la fin de chaque sprint se tient une réunion rétrospective visant à faire part des résultats obtenus lors des efforts mis en place durant la période passée.
Plusieurs outils vous permettront d’organiser et de suivre l’avancement des projets d’équipes.
Trello est un outil de gestion de tâches facile d’utilisation qui est utilisé par de nombreuses entreprises. Il vous permet d’organiser vos projets sous forme de tableaux, listes et cartes. Les équipes pourront désormais s’organiser et définir leur ordre de priorité. Possibilité de laisser des commentaires, d’ajouter des pièces jointes, des dates limites.
Asana est un outil permettant la création d’espaces de travail partagés. A l’intérieur de ces espaces appelés “organisations” il vous sera possible de créer des projets sur lesquels vous pourrez travailler en équipe. Création de tâches qui peuvent ensuite être subdivisées en sous-tâches, chacune assignée à un responsable. Possibilité de noter son avancement sur les différentes tâches pour que l’ensemble des membres de l’équipe ait une vision globale du projet et de son avancement.
Avec Monday, il sera plus simple pour vos collaborateurs de collaborer et communiquer. Grâce aux tableaux Monday, chaque membre de l’équipe a la possibilité de rester informé de tout ce qu’il se passe sur les différents projets en cours. L’interface vous donne l’opportunité de partager des fichiers, de commenter des tâches et d’avoir une vision claire des données.
Zoom est une plateforme de communications unifiées axées sur la vidéo. Il est possible de l’utiliser sur les ordinateurs de bureau, smartphones, appareils mobiles et les systèmes de salles de conférences.
Microsoft Teams est une plateforme collaborative de la suite Office 365. L’outil permet l’intégration des différentes applications de la suite Office, ce qui rend le partage d’information plus simple. Le logiciel permet de communiquer via messagerie instantanée mais aussi de passer des appels audio et vidéo. Microsoft Teams vous permet de créer des groupes de travail avec les membres de votre choix.
Slack est un espace de travail collaboratif qui permet de communiquer avec son équipe au moyen d’un ordinateur ou d’un téléphone portable. Cet outil est une plateforme de messagerie instantanée où tous les collaborateurs peuvent communiquer entre eux que ce soit des conversations entre 2 personnes ou bien plus. L’interface permet également de passer des appels audio et vidéo.
Wetransfer est un outil d’envoi de fichiers qui vous permet d’envoyer des fichiers volumineux. Pour ce faire, vous n’avez qu’à entrer l’adresse mail de votre destinataire ainsi que la vôtre, vous pouvez également accompagner votre envoi d’un message. Une fois, envoyé, vous recevrez un mail de confirmation, votre destinataire recevra également un email avec le contenu à télécharger, ce contenu sera disponible au téléchargement pendant 1 semaine.
Une version payante est également disponible, permettant d’envoyer des fichiers plus volumineux et de les stocker.
Google Drive est un espace de stockage auquel vous pouvez avoir accès via votre compte Google. Sur cet espace, vous pourrez importer divers fichiers, les stocker et les partager avec vos collaborateurs.
Les fichiers se trouvant dans un cloud, vous pourrez y accéder depuis n’importe quel support en vous connectant à votre compte Google.
Cet outil permet de faciliter le travail collaboratif. En effet, en travaillant sur des documents créés avec la suite Google (Google Docs, Sheets, Slides) depuis votre drive, vous pourrez voir en temps réel les avancements, les annotations et les modifications apportées par vos collaborateurs.
Dropbox est un espace de travail intelligent qui permet de partager toutes sortes de fichiers avec qui vous le souhaitez. Vous pouvez par exemple créer des dossiers partagés dans lesquels chacun peut intégrer ses propres fichiers.
Chaque fichier intégré dans les dossiers sera synchronisé sur le cloud; cela signifie que toutes les données peuvent être récupérées et consultées sur tout appareil sur lequel votre compte Dropbox sera connecté.
Confluence est une plateforme de travail collaboratif où chaque membre est en mesure de créer des fichiers et de les organiser au sein d’un même espace de travail.
Mural est un outil de travail collaboratif sur lequel chaque membre peut partager ses idées sous forme de post-it. Utilisez cet outil à la place d’un tableau blanc pour pouvoir organiser et réorganiser vos idées autant que vous le voudrez.
Le logiciel de gestion de parking de BePark permet une gestion holistique et simplifiée du parking. Le parking de votre entreprise n’est pas utilisé au maximum de son potentiel, et ce davantage depuis la pratique plus courante du télétravail. Avec cette plateforme, vous serez en mesure d’optimiser l’utilisation de votre parking en permettant à vos collaborateurs de réserver leur place de parking quand ils en ont besoin. Un plus grand nombre de personnes pourront utiliser le parking. Le logiciel représente également le moyen de refléter votre règlement interne à l’intérieur de votre parking.
La plateforme BePark permet aux entreprises de:
La nouvelle organisation du travail s’accompagne d’un changement d’habitudes et des outils de travail utilisés. Nous espérons que les différents points abordés dans cet article vous donneront une idée plus précise des outils et habitudes que vous désireriez adopter pour vivre au mieux l’évolution des besoins de votre entreprise.
