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Comme toute chose, les espaces de travail sont amenés à évoluer avec le temps. C’est dans ce contexte que sont nés les espaces de travail flexibles. Bien que ce concept ne soit pas nouveau, la situation actuelle ne fait qu’augmenter le nombre d’entreprises ayant recours à cette façon s’organiser.
En effet, si l’on se réfère à l’augmentation du nombre de personnes ayant recours au télétravail en général, mais surtout suite à la situation de confinement vécue début 2020, on ne peut que comprendre l’envie de certaines sociétés de changer leur façon d’organiser le travail. Cette évolution se développe donc en parallèle avec celle des besoins de travailleurs actuels, qui n’ont plus forcément les mêmes attentes que leurs prédécesseurs.
Il existe plusieurs manières d’envisager le flex office pour vos employés, chacune avec ses avantages:
Qu’entendons-nous par réagencement ? Cette manière de faire consiste à réaménager l’espace de travail afin que celui-ci soit plus ouvert et permette aux employés de bouger comme ils le désirent au sein de cette surface. Cela signifie qu’il n’y aura plus de place attribuées comme ce fut le cas auparavant. Il y aura donc une diminution du nombre de bureaux pour pratiquer le desk sharing (partage de bureaux), ce qui est tout à fait envisageable suite à l’augmentation du travail à distance. Cette surface épargnée permet l’aménagement de nouveaux espaces, le but principal étant de favoriser les lieux de partage où les employés peuvent se sentir à l’aise et échanger avec d’autres. Il en va de soi que des endroits plus silencieux sont importants pour les tâches requérant du calme et une extrême attention.
Les avantages du réagencement sont multiples:
La création d’espaces de partage mais également le fait d’avoir des bureaux plus ouverts va permettre aux employés de se rencontrer plus souvent au sein des locaux et ainsi de pouvoir échanger des idées. Comme l’a si bien dit le directeur des ressources humaines de Yahoo : “Certaines des meilleures décisions et réflexions voient le jour lors de conversations qui ont lieux dans les couloirs ou à la cafétéria”. En pouvant discuter dans un fauteuil, au milieu de l’espace de travail, vous fournissez à vos employés de multiples occasions de trouver des idées innovantes, ce qui est bénéfique pour l’entreprise. Cet agencement permettra également à vos collaborateurs de croiser des personnes qu’ils ne côtoient habituellement pas.
La productivité des salariés peut également bénéficier de cette réorganisation de l’espace. Selon une étude menée par le Dr. van der Voordt de la Delft University of Technology auprès des employés d’une entreprise ayant modifié l’agencement de ses locaux, le nombre de travailleurs pensant que l’environnement de travail influençait leur productivité est passé de 14% avant le réaménagement à 51% après ce dernier. Cela signifie que 37% des employés ont observé une augmentation de leur productivité grâce au changement d’environnement effectué par l’entreprise. Cette variable n’est pas négligeable, sachant que productivité rime avec rendement.
Un réorganisation des espaces de travail peut souvent mener à un gain de surface. De ce constat, on peut imaginer tout ce qui en découle: un loyer moins élevé, une consommation d’énergie revue à la baisse… Mais il faut aussi penser au matériel de bureau, qui devra être fourni en quantité moins importante étant donné que le nombre de places individuelles sera moindre.
Grâce au télétravail, vous pouvez également envisager des économies sur les frais de transports de vos employés.
>>>> Découvrez notre article : 3 raisons de maintenir le télétravail <<<<
Un espace de travail flexible apporte aux travailleurs un sentiment de satisfaction car ils se sentent plus autonomes. En effet, si un de vos employés désire changer de place pour effectuer une tâche ou l’autre, il n’éprouvera aucun soucis à le faire. Ce sentiment de liberté fournit aux salariés une certaine satisfaction à la fin de leur journée de travail.
L’émergence du flex office s’accompagne de celle des parkings flexibles. Vous pouvez profiter d’une flexibilité pour ce qui est de l’espace intérieur mais également pour les parkings dont vous disposez. De cette manière, vos employés auront plus de chance de se voir attribuer une place de parking au sein de votre entreprise.
Il est clair que la gestion des places peut s’avérer être un réel casse tête, surtout quand les horaires de travail ne sont pas fixes. Pour rendre cette tâche plus simple, il existe des systèmes de gestion de parking qui permettront à vos employés de pouvoir réserver un emplacement quand ils le désirent. Cette organisation relative au parking fournira un certain confort à vos salariés, qui n’auront désormais plus besoin de s’en faire à propos du nombre de places restantes dans votre parking lorsqu’ils arrivent au boulot.
>>>> Découvrez notre article : 3 conseils pour exceller dans la gestion de parking flexible <<<<
Le coworking est un concept qui existe depuis pas mal de temps déjà. Mais ce dernier évolue au fil du temps pour proposer sans cesse de nouvelles options à ses occupants. A l’heure actuelle, ces types de bureaux sont généralement vus comme des espaces de travail totalement aménagés. Dans ces espaces se retrouvent diverses personnes ne travaillant pas forcément pour la même entreprise. Plusieurs entreprises offrent leurs services afin de trouver un espace de coworking correspondant aux besoins de leur client, c'est par exemple le cas de bureauxapartager.
Ce système fonctionne sous forme de réservation, une personne ou une entreprise peut donc décider de réserver une place au sein d’un espace de coworking pour une durée déterminée en fonction de ses besoins.
Lorsqu’on parle du coworking, on fait de plus en plus référence à la notion d’espace en tant que service (Saas en anglais). Cela inclut un changement du modèle immobilier qui se tourne vers la monétisation de l’accès à des espaces destinés au travail à un temps donné pour une personne donnée.
Voici les avantages offerts par le coworking:
Avoir recours au système de bureaux partagés aide à réduire les frais fixes, les charges et autres dépenses habituelles sont généralement comprises dans le prix de la location. De cette façon, il est plus facile de gérer son budget en sachant d’avance quels seront les coûts à envisager. Les tarifs de location d'espace de coworking sont réputés pour être plus abordables que pour des locations traditionnelles
Vous pouvez également éviter des dépenses liées au matériel, car les espaces de coworking sont en général pourvu de l’équipement nécessaire pour les travailleurs.
La gestion des infrastructures est prise en main par des personnes internes au coworking, vous aurez donc plus de temps à consacrer à d’autres tâches d’autant plus importantes. La plupart de ces espaces sont pourvu d’une personne se chargeant de la réception. Cela représente également un salarié en moins à engager pour le bon fonctionnement de votre société.
Travailler auprès d’autres sociétés donne l’opportunité aux employés d’une entreprise de créer des réseaux qui peuvent mener à des opportunités commerciales diverses. En effet, selon une étude menée par Deskmag, magazine de coworking, sur 1500 coworkers, 80% d’entre eux ont affirmé une augmentation dans la taille de leur réseau d’affaires.
Être en contact avec d’autres personnes venant d’autres horizons aide à l’innovation, car vos employés seront face à d’autres idées, à une autre culture d’entreprise.
La location des espaces de travail partagés est en général très flexible et ne nécessite donc pas d’engagement à long-terme. Le but est que vous occupiez ces locaux en fonction de vos besoin. Par exemple, si vous devez envoyer certains de vos employés dans une autre ville pour une mission à durée déterminé, vous pourrez faire en sorte que ces derniers travaillent sur place depuis un espace de coworking.
La manière dont le travail s’organise est en train de changer à grande vitesse. Cela va continuer dans ce sens car les travailleurs actuels cherchent de plus en plus d'interactions. Une manière de procurer ces échanges à vos employés se trouve dans le flex office.
Vous aimeriez mettre le flex office en place au sein de votre entreprise ? Ce guide vous aidera :
